Ofis ve Büro Nakliyesi

Ofis taşımasında başarı ölçütü tek şeydir: ekibin ertesi sabah çalışmaya başlayabilmesi. Bir ofis, eve göre daha az hacim ama çok daha fazla düzen gerektirir. Hangi bilgisayarın hangi masaya gideceği, hangi arşiv klasörünün hangi dolapta duracağı taşımadan önce belli olmalıdır.

Ne taşıyoruz?

• Çalışma masaları, toplantı masaları ve sehpalar
• Ofis koltukları ve sandalyeler
• Dosya dolapları, kilitli çelik dolaplar ve kitaplıklar
• Bilgisayar kasaları, monitörler, dizüstü bilgisayarlar
• Yazıcı, fotokopi makinesi ve tarayıcılar
• Arşiv kutuları ve evrak klasörleri
• Sunucu dolabı ve ağ ekipmanı
• Kanepe, bekleme koltuğu ve resepsiyon bankosu

Mesai kaybı olmadan taşınma

Ofis taşımalarını çoğunlukla cuma akşamı başlatıp pazar günü tamamlıyoruz. Böylece pazartesi sabahı ekibiniz kurulu bir ofise geliyor. Hafta içi taşınması gereken durumlarda ise bölüm bölüm ilerliyoruz: önce arşiv ve depo, sonra çalışma alanları. Böylece ofisin tamamı aynı anda kapanmıyor.

Numaralandırma sistemi

Her çalışan için bir numara veriyoruz. O kişinin masası, koltuğu, bilgisayarı, monitörü ve kişisel kolileri aynı numarayla etiketleniyor. Yeni ofiste kat planına göre yerleşim yapıldığında, herkesin eşyası doğrudan kendi masasına gidiyor. Kayıp eşya ve “bu kimin” sorusu bu şekilde ortadan kalkıyor.

Bilgisayar ve elektronik

Kasa ve monitörler kablo düzeni bozulmadan sökülüyor; kablolar kendi cihazıyla birlikte etiketleniyor. Monitörler balonlu naylona alınıp dik istifleniyor. Sunucu ve ağ ekipmanınız varsa, kapatma ve yeniden açma sırasını sizin IT sorumlunuzla birlikte planlıyoruz — donanımı biz taşıyoruz, sistemi açma kararını her zaman siz veriyorsunuz.

Arşiv taşıma

Evrak arşivi, ofis taşımasının en çok gözden kaçan ve en çok karışan bölümüdür. Klasörler dolap sırası bozulmadan numaralı kutulara alınır, kutular kapatılıp mühürlenir. Yeni adreste aynı sırayla yerleştirilir. Gizlilik gerektiren evrak varsa kutular kapalı olarak taşınır ve yalnızca sizin yetkilendirdiğiniz kişi tarafından açılır.

Küçük ofis, büyük ofis

Üç kişilik bir büro da taşıyoruz, kat kat bir plaza ofisi de. Küçük ofisler için tek araç ve küçük ekip yeterli olurken, büyük taşımalarda birden fazla araç ve kat sorumlusu ile çalışıyoruz. Daha geniş kurumsal ihtiyaçlar için kurumsal nakliyat sayfamıza bakabilirsiniz.

Ofis taşıma planı: dört haftalık takvim

Ofis taşımasının başarısı, taşınma gününden çok önce belirlenir. Yıllardır uyguladığımız ve müşterilerimize önerdiğimiz takvim şu şekilde:

Dört hafta kala. Yeni ofisin kat planı çıkarılır ve kimin nerede oturacağı belirlenir. Bu, ofis taşımasının en kritik adımıdır — yerleşim planı olmadan yapılan taşınma, yeni ofiste günlerce süren bir karmaşaya dönüşür. Aynı dönemde internet ve telefon hattı nakil başvuruları yapılmalıdır; bu süreç kurumlarda haftalar alabiliyor.

Üç hafta kala. Arşiv taraması yapılır. Saklama süresi dolmuş evrak, taşınmadan önce imha edilir. Ofis taşımalarında en gereksiz hacim, taşınmasına gerek olmayan arşivdir. Kullanılmayan mobilya ve arızalı cihazlar da bu aşamada ayrılır.

İki hafta kala. Numaralandırma sistemi kurulur ve çalışanlara etiketleri dağıtılır. Herkes kendi kişisel eşyasını kendi numarasıyla etiketlenmiş kutulara yerleştirmeye başlar.

Bir hafta kala. Arşiv kutulanır ve mühürlenir. Kullanılmayan ekipman toplanır. IT ekibiyle sunucu ve ağ donanımının kapatma sırası netleştirilir.

Taşınma günü. Genellikle cuma akşamı başlar. Söküm, yükleme, taşıma ve yeni ofiste kurulum ardışık olarak yürütülür.

İlk iş günü. Ekip kurulu bir ofise gelir. Küçük eksikler için ekibimizden bir kişinin sabah orada bulunmasını sağlıyoruz.

Kim neyi taşır?

Ofis taşımasında sorumluluk sınırının net olması, karışıklığı baştan önler:

• Biz taşırız: Tüm mobilya, dolap, arşiv kutusu, bilgisayar kasası, monitör, yazıcı, sunucu dolabı ve ofis ekipmanı. Söküm ve montaj bize aittir.
• Çalışanlar hazırlar: Kişisel eşyalar, masa üstü dosyalar ve çekmece içerikleri. Herkesin kendi masasını boşaltması, taşınma süresini belirgin şekilde kısaltır.
• IT ekibi yönetir: Sistem kapatma, yedekleme ve yeni ofiste sistemi ayağa kaldırma. Donanımı biz taşırız, ama açma kararı her zaman sizindir.
• Yetkili servis yapar: Fotokopi makinesi gibi kalibrasyon gerektiren cihazların söküm ve kurulumu. Bunları taşıyoruz, ancak servis ayarını üretici servisi yapmalıdır.

Kasa, sunucu ve özel ekipman

Çelik para kasası, ofis taşımalarının en zorlu parçasıdır. Ağırlığı nedeniyle özel ekipman ve ek personel gerektirir; ayrıca zemin taşıma kapasitesi de dikkate alınmalıdır. Kasanız varsa bunu keşifte mutlaka belirtin, ağırlığını öğrenelim.

Sunucu dolabı ve ağ ekipmanında en büyük risk titreşimdir. Sunucular raftan sökülüp ayrı ayrı ambalajlanır, dolap boş olarak taşınır. Kablolama fotoğraflanır ki yeni ofiste aynı düzen kurulabilsin.

Küçük ofis mi, kurumsal taşınma mı?

Üç-beş kişilik bir büronun taşınması genellikle tek gün içinde biter ve tek araçla yapılır. Bu ölçekte numaralandırma sistemi bile çoğu zaman gerekmez; oda bazlı etiketleme yeterlidir. Kat kat bir plaza ofisinde ise birden fazla araç, kat sorumluları ve aşamalı bir yükleme planı devreye girer.

Ofis taşınmasının yanında düzenli ürün sevkiyatı, depo taşıma ya da mağaza kurulumu gibi ihtiyaçlarınız varsa kurumsal nakliyat sayfamıza bakın; oradaki model daha kapsamlı ihtiyaçlar için kurgulanmıştır. Sadece birkaç parça ofis mobilyası başka bir şehre gönderilecekse parça eşya taşıma daha ekonomik olacaktır.

Taşınma sırasında işi durdurmamak

Ofis taşımasında en çok konuşulan konu, kaç gün iş kaybı yaşanacağıdır. Doğru planlanmış bir taşınmada bu süre sıfıra yakındır. Bunu sağlayan üç şey var.

Zamanlama. Hafta sonu taşınma, mesai kaybını tamamen ortadan kaldırır. Cuma akşamı söküm ve yükleme, cumartesi taşıma ve kurulum, pazar son düzenlemeler.

Aşamalı taşıma. Hafta içi taşınmak zorundaysanız, ofisi bir bütün olarak değil bölüm bölüm taşırız. Arşiv ve depo önce gider; çalışma alanları en son. Böylece ekibin bir kısmı her zaman çalışır durumda kalır.

Önden kurulum. Yeni ofisteki mobilya montajı, eşyaların tamamı gelmeden başlatılabilir. Masalar kurulu haldeyken bilgisayarlar geldiğinde, kurulum saatler yerine dakikalar alır.

Taşınma sonrası

Yeni ofiste ilk iş gününde küçük eksikler çıkması normaldir: bir masa yüksekliği, bir dolabın yeri, bir kablonun düzeni. Bu tür düzeltmeler için ekibimizden bir kişinin ilk iş günü sabahı ofiste bulunmasını sağlıyoruz. Bu, bizim standart uygulamamızdır ve ayrıca ücretlendirilmez.

Taşınma süreci, fiyatlandırma ve sigorta hakkında merak ettikleriniz için sıkça sorulan sorular sayfamıza bakabilir ya da doğrudan bize ulaşabilirsiniz.